Если не устраивают рассылки не дающие спать и убивающие ящик, можно использовать гугл-документы, с возможностью редактирования он-лайн каждым участником. Например, экселевский документ, где создаются несколько вкладок (участники, маршрут, раскладка, ..., ...). Каждый участник выбирает свой цвет шрифта и в каждой теме отписывается, тем самым обсуждая и внося изменения. Удобно, т.к. в конечном итоге всё сводится к удобным и понятным таблицам. И никаких сотен писем по каждому поводу с очередным обновлённым документом по раскладке, составу и т.д.. Постоянно видно на каком этапе подготовка. Удобство по сравнению с рассылкой очевидно. И, на мой взгляд, удобнее форума, т.к. легче рисовать таблицы и опять же, есть возможность постоянно править.
Система оправдала себя при подготовке одной из групп Кавказского похода, стартующего через несколько дней. Советую!